Wie ein Self-Service Portal Ihren Beschaffungsprozess revolutionieren kann

Einen unkomplizierten und nutzerfreundlichen Bestellprozess wie bei Online-Shoppingseiten wünschen sich viele Mitarbeiter auch bei der Bestellung Ihres IT-Equipments am Arbeitsplatz. Es könnte doch so einfach sein: Auf einem Self-Service-Portal die gewünschten oder erforderlichen Ausstattungsdetails des Geräts eingeben, zusätzliche Daten wie die Kostenstelle ergänzen, dazu noch eine Notiz für den Vorgesetzten, warum das neue System benötigt wird - und schon ist man fertig. Darüber hinaus erhält der Mitarbeiter per Mail einen Statusbericht seines Antrags, zusätzliche oder alternative Konfigurationsoptionen seines Assets sowie eine Versandbestätigung mit einem Datum, ab wann er mit dem neuen Equipment rechnen kann.

Konträr dazu sieht oftmals die Realität in den Unternehmen aus. Mitarbeiter warten oft Wochen, wenn nicht sogar Monate, auf Ihre neuen IT-Geräte. Laut einer Studie des Beratungshauses IDC funktionieren nur in zehn Prozent der Firmen Beschaffungsprozesse zufriedenstellend. Dies liegt vor allem daran, dass viele verschiedene Abteilungen im Boot sind: Neben dem IT-, auch der Finanz- sowie Einkaufs-Bereich. Abstimmung sind daher oft zeitintensiv und verzögern so die Auslieferung der Geräte. Dies beeinflusst die Effektivität des Mitarbeiters, welche nun länger als nötig auf seinen neuen IT-Arbeitsplatz warten muss. Erschwerend kommt oft eine ineffektive „Zettelwirtschaft“ hinzu.

Dieser Prozess auf Basis von Papierdokumenten hat unerfreuliche Folgen: Mitarbeiter sind frustriert und suchen sich unter Umständen sogar einen neuen Arbeitgeber. Insbesondere jungen Fachkräften ist ein moderner und gut ausgestatteter Arbeitsplatz wichtig. Laut der "Future Workforce Study" von Dell würden mehr als 40 Prozent der jungen Mitarbeiter einen Job aufgeben, wenn die IT-Ausstattung nicht ihren Erwartungen entspricht.

Unzufriedenstellende Procurement-Prozesse dürften auch ein Grund dafür sein, dass Firmen in Deutschland Potenziale, welche mobile Arbeitsformen und Digital Workplace Konzepte bieten, nur unzureichend nutzen. Laut der D21-Studie erhalten weniger als die Hälfte der Berufstätigen von ihrem Arbeitgeber ein Notebook zur Verfügung gestellt, gerade mal ein Viertel kann ein firmeneigenes Smartphone nutzen. Das beeinträchtigt nicht nur die Motivation und Arbeitsleistung der Beschäftigten, sondern führt auch dazu, dass Mitarbeiter ihre privaten, leistungsfähigeren Endgeräte für geschäftliche Zwecke nutzen. Eine Schatten-IT entsteht, mit negativen Folgen für IT-Sicherheit und Compliance.

Dabei ist es nicht schwierig für Unternehmen von Amazon & Co. zu lernen und auch solch eine benutzerfreundliche IT-Beschaffungsstrategie zu implementieren. Das Schlüsselelement solch eines "Procurement 2.0" ist ein Self-Service-Portal. Auf dieser Plattform können Mitarbeiter nach ihrem Bedarf ihre IT-Ausstattung individuell zusammenstellen. Dabei lassen sich je nach Abteilung und Tätigkeit des Mitarbeiters unterschiedliche Konfigurationen und Auswahlmöglichkeiten einstellen. Durch die Begrenzung auf bestimmte Produktfamilien, Betriebssysteme und Softwareversionen wird sichergestellt, dass durchgängige, standardisierte Prozesse für Beschaffung, Rollout und Wartung realisierbar sind.  Ausschlaggebend für eine Verbesserung im Bestellablauf ist, dass das Portal standardisierte Schnittstellen und Prozesse unterstützt. Dies beschleunigt Freigabevorgänge und reduziert Fehlerquellen, etwa durch Medienbrüche.

Für Unternehmen ist es möglich, in Eigenregie ein Self-Service Portal einzurichten und zu betreiben, jedoch lohnt es sich gerade für Mittelständische und Großunternehmen, einen Dienstleister ins Boot zu holen. Dieser übernimmt die zentralen Aufgaben zu Beginn eines Projekts. Neben der Konfiguration des Procurement-Portals und die Aufstellung der Prozesse, zählt hierzu auch die Auswahl der Endgeräte, welche dem Nutzer bereitgestellt werden sollen. Neben herstellerneutralem IT-Equipment und ganzheitlichen Digital Workplace Optionen bieten viele Dienstleister auch bei der Finanzierung ein individuelles Lösungspaket an.

Eine durchgängige Digitalisierung der Beschaffungsprozesse und die Einbindung der User über ein Self-Service-Portal schafft Freiräume und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Anwender sind nicht mehr passive Empfänger einer IT-Ausstattung, die von anderer Stelle für sie ausgewählt wurde, sondern sind aktiv an der Auswahl ihres IT-Arbeitsplatzes beteiligt. Auch im War of Talents bietet ein digitaler und moderner Arbeitsplatz einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen.

Die Optimierung der Beschaffungsprozesse über ein Self-Service-Portal entlastet vor allen die interne IT-Abteilung sowie den Einkauf massiv von operativen und verwaltungstechnischen Aufgaben. Dank dieser effizienten IT-Procurement-Lösung können sich Ihre Mitarbeiter auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Daher leistet ein reibungsloser Procurement-Prozess einen wichtigen Beitrag zu Ihrem Unternehmenserfolg.