Erfolgreiches IT-Rollout

Ausschlaggebend für den erfolgreichen Rollout und die Integration eines digitalen Arbeitsplatzes ist eine gute Vorbereitung und Planung, in welcher folgende wesentliche Aspekte berücksichtigt bzw. vorab geklärt werden sollten:

Die Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Infrastruktur und der eingesetzten Technologien bildet die Ausgangsbasis des IT-Rollouts. Im nächsten Schritt geht es insbesondere um die Frage, wie die Arbeitsplätze im Unternehmen sinnvoll optimiert werden können. Neben der Hardware sollte insbesondere auch die Software genau betrachtet und überdacht werden. Erst durch die Integration von moderne Programmen, wie Office 365 sowie Cloud-basierten Lösungen, lässt sich die Arbeit wirklich flexibel tätigen. Ob Besprechungen über Video-Chats oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in der Cloud, Arbeitsabläufe finden damit digital und ortsungebunden statt.

Von einem Digitalen Workplace sollten nicht nur die "Wissensarbeiter" profitieren, sondern auch der Maschinenführer in der Fabrikhalle und der Wartungstechniker im Außendienst. Für die IT-Abteilung und Compliance-Fachleute bedeutet das, dass sie es mit einer größeren Anzahl von Clients und Endgeräten unterschiedlicher Art zu tun bekommen. Das erfordert ein Umdenken, wenn es um Bereitstellung, Verwaltung und Absicherung der Systemlandschaft geht. Hier sollte bereits vor dem Rollout die nötigen Vorkehrungen und Ressourcen eingeplant werden, damit es nicht zu einem „Arbeits-Stau“ kommt.

Ein digitaler Arbeitsplatz kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn möglichst viele Prozesse digitalisiert werden. Das gibt beispielsweise für die Freigabe von Rechnungen, der Ablage und Einsicht von Vertragsdaten und Dokumenten sowie Self-Services. Daher gewinnen Lösungen für das Dokumentenmanagement und Enterprise Content an Bedeutung. Solche Systeme werden verstärkt mit Künstlicher Intelligenz und Funktionen für die robotergestützte Prozessautomatisierung kombiniert. Die KI übernimmt durch Lernprozesse zunehmend Routineaufgaben und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Tasks zu konzentrieren.

Digitalisierung beinhaltet auch, Arbeitsplätze, Anwendungen und Daten nachhaltig vor den Angriffen krimineller Hacker zu schützen. Das gilt nicht nur für Attacken durch Außenstehende, sondern auch für solche, die von den eigenen Mitarbeitern durch fahrlässiges Handeln und Fehlern angestoßen werden. Daher müssen bestehende IT-Security-, Compliance- und Datenschutz-Regelungen auf den Prüfstand gestellt und bei Bedarf vor dem Rollout angepasst werden.

Ob sich ein Digital-Workplace-Konzept erfolgreich umsetzen lässt, hängt maßgeblich von der Akzeptanz durch die Mitarbeiter ab. Es ist deshalb essenziell, dass Geschäftsführung, Vertreter der Fachabteilungen, der HR-Abteilung und des Betriebsrats bei der Umsetzung solcher Vorhaben zusammenarbeiten. Ein zentrales To-Do ist dabei, den Mitarbeitern die Angst zu nehmen, durch digitale Prozesse und Workplaces seien ihre Arbeitsplätze bedroht. Darüber hinaus gilt es, die Mitarbeiter frühzeitig durch Schulungen und Trainings auf die neue, digitale Arbeitsweise einzustellen und während der Rollout-Phase Hilfestellung zu leisten. Denkbar ist auch eine frühe Integration der Belegschaft bei der Auswahl der Devices, durch ein Self-Service Programm. Damit erhält der Mitarbeit die Möglichkeit selbst mitzuwirken.

Anstatt alle Arbeitsplätze auf einmal in einem Massen-Rollout zu erneuern, sollten ein Digital Workplace Schritt für Schritt integriert und entwickelt werden. In mehreren Phasen können so die einzelnen Komponenten im Unternehmen sorgfältig geplant und eingegliedert werden. Dadurch können auch die Mitarbeiter langsam an das neue Arbeitsumfeld gewöhnt und abgeholt werden.