DIGITAL WORKPLACE CHG-MERIDIAN

Auch für uns als Technologiemanagement-Unternehmen ist der Digital Workplace ein wichtiger Bestandteil unserer Digitalisierungsstrategie. Mobilität gewinnt – national als auch international – zunehmend an Bedeutung, dementsprechend flexibel muss der Arbeitsplatz sein. Mobile Endgeräte spielen dabei eine wesentliche Rolle. Es geht aber auch um digitale Plattformen und Prozesse als auch um das Digital Mindset der Mitarbeiter.

Um remote arbeiten zu können, bedarf es entsprechender IT-Devices. Das technische Enablement unserer Mitarbeiter ist demnach für uns die Basis unserer Digital Workplace Strategie. Angepasst an die individuellen Anforderungen der jeweiligen Nutzergruppen, stellten wir allen Mitarbeitern eine entsprechende IT-Ausstattung bereit, bestehend aus einem Laptop und einem Smartphone. Der Warenkorb, aus dem die Mitarbeiter wählen können, wird stetig aktualisiert und erweitert und jeder Anwender kann sich die Geräte wählen, die am besten zu seiner Arbeitsweise passen. Entsprechendes Zubehör wie beispielsweise Kopfhörer können ebenfalls hinzugefügt werden.
Das Equipment kann nicht nur beruflich, sondern auch privat genutzt werden. Ein entsprechendes Security Konzept stellt dabei sicher, dass alle Daten geschützt sind und auch am Ende der Laufzeit datenschutz-konform gelöscht werden.

Mobile Endgeräte nutzen im Remote Office nichts, wenn die Anwender nicht auf die Informationen zugreifen können, die sie für ein erfolgreiches Arbeiten benötigen. Somit sind entsprechende Plattformen, die den Zugriff auf die Daten ermöglichen, entscheidend. Wir bei CHG-MERIDIAN setzen auf das Konzept einer Private Cloud, gepaart mit der Virtualisierung aller Anwendungen. Darüberhinaus arbeiten wir mit Kollaborationstools wie Office 365. Mittels dieser Plattformen, können unsere Mitarbeiter ortsunabhängig und einfach auf die Daten zugreifen.

Zudem haben wir diverse Prozesse im Dokumenten-, Vertrags- und Rechnungsmanagement digitalisiert. Damit sind wir unabhängig von Papier. Ebenso können alle Service-Request entlang des Geräte-Lebenszyklus digital gestellt werden. Beispielsweise wenn eines der mobilen Geräte defekt ist oder verloren geht, kann ein neues Gerät über unser Self-Service Portal bestellt werden. Das Ersatzgerät kann an eine Wunschadresse versandt werden. User-Experience ist dabei ein wichtiger Faktor für uns. Daher legen wir sehr viel Wert auf die Benutzerfreundlichkeit unserer Plattformen.

Technologie und Infrastruktur allein führen nicht zum Erfolg, wenn der Endanwender damit nicht umgehen kann. Daher steht der Mitarbeiter ebenfalls im Fokus unserer Digital Workplace Strategie. Hierbei ist es wichtig, den Mitarbeitern den entsprechenden Rahmen zu schaffen, um digital zu arbeiten. Hierfür haben wir beispielsweise ein flexibles Arbeitszeitmodell eingeführt. Unsere Mitarbeiter können selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten.

Gleichzeitig stellen wir diverse Hilfestellungen bereit, damit die Arbeit im Remote Office dann auch erfolgreich funktioniert, denn die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz erfordert eine gewisse Einarbeitung. Mittels interaktiven E-Learning Plattformen stellen wir beispielsweise Online-Trainings, FAQs oder How-to-Videos zur Verfügung und vermitteln damit hilfreiche Tipps & Tricks für das mobile Arbeiten. Ein internes Expertenteam, bestehend aus Vertretern unterschiedlicher Fachbereiche, moderiert die Lerngruppe und steht in Live-Chats Frage und Antwort.
Gleichzeitig bieten wir auch analoge Weiterbildungsmöglichkeiten an. Schließich favorisiert jeder Mitarbeiter unterschiedliche Lernmethoden. Um die Mitarbeiter persönlich und im face-to-face Gespräch abzuholen, haben wir vor einem Jahr das „Digital Workplace Café“ ins Leben gerufen. Bei Kaffee und Kuchen können sich die Mitarbeiter hierbei in informeller Runde mit unseren internen Digital Workplace Experten austauschen und ihre Fragen stellen. Dieses Konzept haben wir international ausgerollt.