Reibungslos remote arbeiten: Faktor Plattform

Die beste technologische Ausstattung nützt nichts, wenn der Remote-Worker nicht vollumfänglich auf alle Daten zugreifen oder nicht reibungslos mit der Unternehmenswelt kommunizieren kann. Dementsprechend ist der Digital Workplace auch für uns nicht nur die Ausstattung mit mobilen Endgeräten, sondern eine Arbeitsumgebung, in der unsere Mitarbeiter alle notwendigen Informationen vorfinden können, die sie für ein erfolgreiches und einfaches Arbeiten benötigen. Die Bereitstellung dieser Umgebung ist das eine, die Weiterentwicklung und das Training unserer Mitarbeiter, was den kommunikativen Austausch in virtuellen Räumen betrifft, das andere. Im Folgenden erzählen wir aus unserem Remote-Office-Digitalisierungsalltag bei CHG-MERIDIAN.

Laut den aktuellen Ergebnissen des D21-Digital-Index werden zwar 46 Prozent der Arbeitnehmer ein Laptop als Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt, jedoch können nur 16 Prozent per Fernzugang auf ihre Daten zugreifen. Ein ernüchterndes Ergebnis, das vor allem dann zur Herausforderung wird, wenn plötzlich die Mehrheit der Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten muss.

Es gibt verschiedene Wege, den Mitarbeitern den Zugriff auf die Unternehmensdaten im Remote Office zu ermöglichen, wie beispielsweise die Verwendung eines VPN-Zugangs auf den Firmenserver. Wir bei CHG-MERIDIAN haben uns für eine Private Cloud entschieden. Die cloudbasierte Desktop Virtualisierung erleichtert das Arbeiten außerhalb der Betriebsräume ungemein. Ein einsatzbereiter Desktop wird dabei via Internet auf dem Gerät des Remote-Nutzers bereitgestellt. So entstehen komplette Arbeitsplätze in der Cloud, die sich über eine Verbindung zum Internet überall ausführen lassen. Für den Mitarbeiter stellt sich die Software wie eine normale lokale Anwendung seines PCs dar, aber die aktuelle Ausführung der Anwendung ist in einem zentralen Datencenter.

Da die Mitarbeiter von verschiedenen Geräten und verschiedenen Orten auf Unternehmens- und Kundendaten zugreifen, ist der Aspekt der Datensicherheit, der Authentifizierung und Verschlüsselung enorm wichtig. Laut dem Cloud-Monitor 2019, eine Studie von Bitkom Research im Auftrag von KPMG, ist die Konformität des Cloud Providers mit der DSGVO das Top-Auswahlkriterium.

Auf einige Faktoren haben Unternehmen jedoch nur bedingt Einfluss, so etwa auf die Anbindung der Mitarbeiter an das Wide Area Network (WAN). Bei der Entwicklung von Mobile-Work-Konzepten sind Netzabdeckung und Bandbreite daher immer mit zu berücksichtigen.

Kollaborations-Tools und virtuelle Meetings gewinnen zunehmend an Bedeutung. Wie eine Forrester-Studie jedoch belegt, stehen dem Tool-Erfolg häufig technische Hürden im Wege. Zu Wertschöpfungs- und Deployment-Barrieren befragt, nannten Unternehmen fehlende Ressourcen und Tool-Kompatibilität; ebenso die Integration von Tools verschiedener Hersteller oder die Absicherung des Multimedia-Traffics (Audio, Video, Messaging). Im Antwort-Ranking ganz oben: Performance und Zuverlässigkeit der Technologien sowie die noch fehlende Tool-Anbindung vieler Mitarbeiter.

Kollaborations-Tools gibt es viele auf dem Markt und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Für uns waren bei der Wahl des Produkts die Performance und die Integrationsfähigkeit in die bestehende Software Landschaft wichtige Faktoren. Daher haben wir uns für Microsoft Teams aus der Office 365 Palette entschieden. Die Wahl des Tools ist jedoch nur der Anfang, denn auch Kollaboration will gelernt sein. Daher bieten wir unseren Mitarbeitern proaktive Hilfestellung. Wie schalte ich zwischen Monitoren hin und her? Wie wechsle ich den Präsentationsmodus? Wie kann ich Conference-Calls unterbrechungsfrei von meinem Smartphone auf meinen Desktop-PC umlegen und umgekehrt?

Bei der Diskussion um die richtige Plattform-Strategie rund um den Digital Workplace kommt es auch auf die Abwicklung des Beschaffungs- und Servicemanagements an. Wie können aus dem Remote Office heraus neue Geräte bestellt werden? Was passiert, wenn das Gerät verloren geht oder beschädigt wird? Wie wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter ohne Ausfallzeiten weiterhin reibungslos arbeiten kann und kein Frust aufgrund langer Wartezeiten entsteht? Hierfür haben wir bei CHG-MERIDIAN ein eigenes Self-Service Portal am Start. Auf dieser Plattform stellt sich jeder Mitarbeiter seine mobilen Endgeräte selbst zusammen. So wie er es von großen benutzerfreundlichen internetbasierten Einkaufsplattformen gewohnt ist. Ebenso kann hier ein neues Gerät beantragt werden, wenn das vorherige Device beispielsweise verloren gegangen oder defekt ist. Die Gerätelieferung erfolgt einfach sowie unkompliziert und geht direkt an die Privatadresse.

„Jeder unserer Remote Arbeitsplätze ist in ein engmaschiges Service-Netz eingebunden. Dieser Service- und Supportprozess überspannt den gesamten Nutzungszeitraum und alle individuellen Bedürfnisse des Remote Workers. In dieser Betreuungsintensität sehen wir einen wesentlichen Faktor für Mitarbeiterakzeptanz und ein positives Anwendererlebnis.“

Thorsten Staudenmaier-Föhr
Service Design, CHG-MERIDIAN AG