Corporate Governance

Seit 2013 sind die zentralen Elemente unserer Unternehmenskultur in unserem Verhaltenskodex (Code of Conduct) beschrieben. Um den gewachsenen ethischen und regulatorischen Anforderungen unserer schnelllebigen Welt auch weiterhin gerecht zu werden, wurde die bisherige Fassung  im Herbst 2020 überarbeitet. Der Verhaltenskodex soll uns weiterhin Orientierung für Entscheidungen bieten und helfen, Fehlverhalten zu vermeiden. Die neuen und zusätzlichen Inhalte orientieren sich an gängigen internationalen Normen und Anforderungen.

Der Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an sämtlichen Standorten von CHG-MERIDIAN verbindlich. Zudem stellt er unseren Anspruch an unsere Kunden, Lieferanten sowie sonstigen Geschäftspartner dar. Integres Verhalten auf allen Ebenen schafft Vertrauen nach innen sowie nach außen und ist eine unverzichtbare Basis für  weiterhin erfolgreiches wirtschaftliches Handeln.

CHG-MERIDIAN erwartet von seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern, dass sie versuchte, vermutete oder eingetretene Compliance-Verstöße melden. Zu den Ansprechpartnern gehören die jeweiligen Vorgesetzten, die Geschäftsleitung, der Group Regulatory Officer sowie ein externer Ombudsmann.

Wertschätzung, Vertrauen und Toleranz prägen unseren Umgang miteinander. Meldungen zu möglichen Verstößen behandeln wir deshalb streng vertraulich. Wir gehen davon aus, dass unser Hinweisgebersystem verantwortungsvoll und integer genutzt wird.

Eine Meldung wird nicht als Vertrauensbruch gewertet. Und diese Meldung führt nicht zu benachteiligenden Maßnahmen gegenüber der anzeigenden Person, wenn diese sich in gutem Glauben über die Richtigkeit ihrer Meldung befand. Der Hinweisgeber bleibt dabei stets anonym, es sei denn, der Hinweisgeber hat vorher ausdrücklich seine Einwilligung erteilt oder die Preisgabe nachträglich ausdrücklich genehmigt.

Der CHG-MERIDIAN Ombudsmann ist - neben dem Group Regulatory Officer - die zentrale und gegenüber der CHG-MERIDIAN anonyme Stelle im Hinweisgebersystem. 

Vertraulichkeitsvereinbarung zwischen CHG-MERIDIAN und dem Ombudsmann:

• Der Ombudsmann behandelt nur die gelieferten Informationen von Hinweisgebern, die ihre Identität gegen dem Ombudsmann preisgeben.
• Der Anfangsverdacht und die entsprechenden Sachverhalte werden ausschließlich anonymisiert an CHG-MERIDIAN übermittelt.
• Es ist dem Ombudsmann ausdrücklich untersagt, CHG-MERIDIAN die Identität des Hinweisgebers preiszugeben, es sei denn, der Hinweisgeber hat vorher ausdrücklich seine Einwilligung erteilt oder die Preisgabe nachträglich ausdrücklich genehmigt.
• Die Datenverarbeitung erfolgt stets unter Einhaltung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen. 
• Die bevorzugten Sprachen für die Bearbeitung eingehender E-Mails sind Deutsch und Englisch. Die Bearbeitung von E-Mails in anderen Sprachen kann aufgrund der Notwendigkeit zur Übersetzung etwas mehr Zeit beanspruchen.

1. Gibt es bei CHG-MERIDIAN einen konzernweiten Meldeweg für Whistleblower?

Ja, CHG-MERIDIAN stellt konzernweit diverse Meldekanäle zur Verfügung. Einige davon sind öffentlich, transparent, barrierefrei und anonym. Mit allen Meldungen wird gleich verfahren.

2. Wer kann eine Meldung abgeben?

Jeder, da die Meldekanäle für alle Personen zugänglich sind. Sowohl für Mitarbeiter als auch für externe Dritte oder Stakeholder.

3. Was kann gemeldet werden?

Jede verdächtige Aktivität, d.h. tatsächliche, versuchte oder vermutete Verstöße, z.B. gegen Gesetze oder interne Regelungen.

Dies schließt auch vermutete Betrugsversuche ein. Es können sowohl Bedenken gegenüber internen Mitarbeitern als auch gegenüber Prozessen der CHG-MERIDIAN oder Geschäftspartnern geäußert werden.

Bitte melden Sie nur, wenn Sie glauben, dass der Verstoß oder die Verletzung tatsächlich vorliegt. Meldungen zu geschäftsbezogenen Anliegen oder Anfragen sind nicht erwünscht. Z.B. Angebotsanfragen (Request for Proposal (RFP)), Informationsanfragen (Request for Information (RFI)) oder technische TESMA-Beschwerden.

4. Gibt es verschiedene Möglichkeiten eine Meldung abzugeben?

Ja. CHG-MERIDIAN bietet verschiedene Meldekanäle an. Sie können sich an Ihren Manager oder die Abteilung Regulatory Affairs wenden, oder über das Regulatory Affairs Portal ihre Meldung abgeben. Gerne können Sie sich auch an unseren externen Ombudsmann wenden.

5. Wer ist für die Bearbeitung meiner Meldung zuständig?

Die Meldung wird als Security Incident innerhalb der Abteilung Regulatory Aaffairs bearbeitet. Bei Bedarf können weitere lokale Beauftragte oder Manager hinzugezogen werden, die diese Meldung streng vertraulich bearbeiten.

6. Wird meine Identität vertraulich behandelt?

Ja, neben den geltenden Datenschutzanforderungen werden alle Meldungen und Security Incidents vertraulich behandelt. Wenn Sie anonym bleiben möchten, können Sie sich an den Ombudsmann wenden.

7. Werde ich über den Status meiner Meldung benachrichtigt?

Ja, wenn Sie die internen Meldekanäle nutzen, haben Sie ohnehin direkten Kontakt mit der Abteilung Regulatory Affairs. Sofern Sie sich an den Ombudsmann wenden, erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung Ihrer Meldung und innerhalb von 3 Monaten eine Statusaktualisierung, sofern dies technisch möglich ist.

8. Werden alle Meldungen bearbeitet?

Ja, jede Meldung, die bei Regulatory Affairs eingeht, wird bearbeitet.

9. Was geschieht mit meiner Meldung?

Das hängt von der jeweiligen Meldung, dem betroffenen regulatorischen Bereich sowie von der Qualität und Quantität der Informationen ab. In der Regel werden die Abteilung Regulatory Affairs oder die jeweiligen Beauftragten den Fall untersuchen und präventive Maßnahmen einleiten. Manchmal ist ein Austausch mit anderen Abteilungen oder Ländern erforderlich, um einen Fall final klären zu können.

10. Wie werde ich als Hinweisgeber geschützt?

CHG-MERIDIAN duldet keine Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art!

Personen, die in gutem Glauben Hinweise, Beschwerden oder Meldungen einreichen, werden dafür nicht bestraft. Wenn Sie glauben, dass gegen Sie oder eine andere Person Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden oder dass Sie oder eine andere Person in irgendeiner Weise diskriminiert wurden, weil Sie eine Beschwerde eingereicht haben, melden Sie dies bitte unverzüglich. Wir werden alle plausiblen Anschuldigungen von Diskriminierung untersuchen. Begründete Vorwürfe der Diskriminierung durch CHG-MERIDIAN werden sogar als Compliance-Verstoß geahndet.